LAPORAN

Dalam laporan yang ditulisnya hanya menyampaikan hal – hal yang esensil, hal – hal pokok yang bertalian dengan tugasnya, sehingga orang yang menerima laporan itu segera mengetahui masalahnya, dan dapat segera mengambil langkah – langkah yang diperlukan.

Laporan merupakan suatu jenis dokumen yang sangat bervariasi bentuknya dan sebab itu sukar diberi suatu batasan pengertian yang jelas. Variasinya mulai dari suatu bentuk laporan yang sederhana berbentuk angka – angka sebagai suatu gambaran mengenai perkembangan suatu persoalan, sampai kepada laporan yang terdiri dari beberap jilid buku yang masing – masing terdiri dari ratusan halaman. Ada yang berbentuk isian formulir – formulir yang standar, ada yang berbentuk surat, ada pula yang berbentuk buku.

Namun, sebagai pegangan mengenai pengertian laporan, dapat dikatakan bahwa laporan adalah suatu cara komunikasi di mana penulis menyampaikan informasi kepada seseorang atau suatu badan karena tanggung jawab yang dibebankan kepadanya. Karena laporan yang dimaksud sering mengambil bentuk tertulis, maka dapat pula dikatakan bahwa laporan merupakan suatu macam dokumen yang menyampaikan informasi mengenai sebuah masalah yang telah atau tengah diselidiki, dalam bentuk fakta – fakta yang diarahkan kepada pemikiran dan tindakan yang akan diambil.

Dasar – Dasar Laporan

a.     Pemberi laporan

b.     Penerima laporan

c.     Tujuan laporan

Sifat Laporan

Sebuah laporan akan dianggap baik atau buruk tergantung dari keberhasilannya dalam memenuhi fungsinya yaitu mempengaruhi pembaca seperti yang diharapkan.

Sifat – sifat laporan, sbb:

a.     Laporan yang baik harus ditulis dalam bahasa yang baik dan jelas. Bahasa yang baik dan jelas itu dapat menimbulkan pengertian yang tepat, bukan kesan atau sugesti.

b.   Isi laporan harus diurutkan dan dikembangkan sedemikian rupa sehingga dapat masuk akal.

c.    Laporan harus mengandung imaginasi.

d.   Laporan yang dibuat harus sempurna dan komplit, yang berarti tidak boleh ada hal – hal yang diabaikan bila hal – hal itu diperlukan untuk memperkuat kesimpulan dalam laporan itu.

e.     Laporan harus disajikan secara menarik.

Macam – Macam Laporan

Laporan umum dibuat untuk kepentingan dunia usaha dan kepentingan pendidikan.

Di bawah ini pembagian laporan menurut bentuk dan maksudnya,sbb:

a.     Laporan berbentuk formulir isian

b.     Laporan berbentuk surat

c.     Laporan berbentuk memorandum

d.     Laporan perkembangan dan laporan keadaan

e.     Laporan berkala

f.       Laporan laboratoris

g.     Laporan formal dan semi-formal

Struktur Laporan Formal

Laporan harus disampaikan dalam bentuk dan struktur yang baik. Struktur laporan meliputi beberapa unsur, unsur – unsur tersebut dapat disusun menurut kedua variasi berikut:

                      A                                                                          B

Halaman judul                                              Halaman judul

Surat penyerahan                                      Surat penyerahan

Daftar isi                                                        Daftar isi       

Ikhtisar atau Abstrak                                Ikhtisar atau Abstrak

Pendahuluan                                                Kesimpulan

Isi laporan                                                     Saran (Rekomendasi)

Kesimpulan                                                   Pendahuluan

Saran (Rekomendasi)                               Isi laporan

Apendiks                                                        Apendiks

Bibliografi                                                       Bibliografi

Pendahuluan dan Isi Laporan dapat mendahului Kesimpulan dan Saran. Bentuk kedua dibuat dengan pertimbangan bahwa yang paling penting bagi penerima laporan adalah Kesimpulan dan Saran. Pendahuluan dan Isi Laporan hanya mempunyai fungsi umum yaitu sebagai bahan ilustrasi dan bahan penjelasan.

Catatan: apendiks dan Bibliografi masuk ke dalam Bagian Pelengkap.

Bahasa Sebuah Laporan

Bahasa yang dipergunakan dalam sebuah laporan formal haruslah bahasa yang baik, jelas dan teratur. 

Bidang yang dilaporkan dan orang yang menerima laporan itu seringkali mempengaruhi pula gaya bahasa yang digunakan. Gaya bahasa yang dipakai harus bersifat objektif, impersonal, dan tidak boleh memihak.

Pemakaian kata yang tepat untuk gagasan yang akan disampaikan merupakan unsur yang penting dalam gaya bahasa. Laporan harus dapat dipahami dengan mudah.

Penggunaan kata ganti orang pertama dan kedua harus dihindari, kecuali penggunaan kata “kami” bila yang menyampaikan laporan adalah suatu badan atau satuan tertentu.

Laporan Buku

Laporan buku merupakan suatu macam laporan untuk kepentingan pendidikan atau perkuliahan di perguruan Tinggi.

Laporan ini berbeda dari laporan – laporan lain karena ia tidak diperlukan oleh penerima laporan. Karena itu cukup bila terdiri dari bagian – bagian berikut:

• Judul 
• Pendahuluan (mencakup syarat Penyerahan dan Pendahuluan) 
• Isi Laporan 
• Kesimpulan dan Saran.

            

Penutup

Bila laporan – laporan umum memperoleh bahan laporannya dari observasi, penelitian dan sebagainya, maka laporan buku memperoleh bahannya dari sebuah buku yang telah dibaca.

Pendeknya apa saja yang menjadi pokok sebuah laporan, entah bidang pendidikan, perdagangan, industri, diplomasi, teknik, ilmu pengetahuan, semuanya harus disusun secara logis dan jelas. Pada bagian akhir selallu disertai penilaina tentang baik-buruknya, serta saran – saran untuk mengambil tindakan bila perlu.

Baik laporan umum maupun laporan buku sebenarnya mempunyai titik singgung dengan ringkasan. Keduanya merupakan penyajian suatu pengetahuan yang lebih luas mengenai suatu hal, tetapi dibuat secara lebih singkat untuk maksud tertentu. Keduanya mempunyai perbedaan dengan ringkasan, yaitu ringkasan tidak mengndung pendahuluan dan kesimpulan.

Sumber : Keraf,Gorys.1994.Komposisi.NTT:Penerbit Nusa Indah.